BigBlueButton als Präsentator
Stand: 02.04.2020
Inhalt
PowerPoint-Präsentation teilen
Raum betreten
Vom Moderator der Veranstaltung bekommen Sie einen Link und eine Uhrzeit für den Zugang zum Raum genannt. Ab 5 Minuten vor Start können Sie den Raum betreten, vorher existiert er noch nicht. Sollte die Maximalanzahl an Teilnehmer bereits erreicht sein, werden Sie darüber informiert und können den Raum nicht betreten. Ansonsten gelangen Sie direkt zum Loginfenster, in dem Sie sich mit Ihrem ZIH-Account anmelden können. Nach Bestätigen Ihrer Daten werden Sie zum Raum weitergeleitet.
Zu Beginn können Sie entscheiden, ob Sie ein Mikrofon verwenden möchten oder nur zuhören.
Wenn Sie Ihr Mikrofon verwenden, schalten Sie dieses bitte zunächst ein. Ihr Browser wird Sie um Erlaubnis bitten, auf Ihre Hardware zugreifen zu können. Wählen Sie das gewünschte Gerät aus und erlauben Sie den Zugriff. Im Anschluss erfolgt ein kurzer Echotest. Wenn Sie etwas in Ihr Mikrofon sagen, sollten Sie sich selber etwas versetzt hören können. Bestätigen Sie dies mit Ja (andernfalls erhalten Sie die Möglichkeit Ihre Einstellungen zu ändern). Im Anschluss betreten Sie den Raum. Jeder Moderator kann Sie nun zum Präsentator ernennen.
Einstellungen
Sie können verschiedene Einstellungen für den Raum vornehmen, um sich beispielsweise beim Eintritt neuer Teilnehmer oder neuer Chatnachrichten akustisch informieren zu lassen. Zudem ist es möglich die Videoübertragungen der anderen Teilnehmer zu deaktivieren, um wenn nötig die Datenübertragung und die benötigte Rechenleistung zu reduzieren. Betätigen Sie dafür den Button mit den 3 Punkte oben rechts (Optionen) und wählen „Einstellungen öffnen“.
Mikrofon, Audiowiedergabe und Videoübertragung können wie als normaler Teilnehmer mit den Buttons unten jederzeit einzeln aktiviert und deaktiviert werden. Als Präsentator haben Sie einen zusätzlichen Button, um die Bildschirmfreigabe zu steuern.
Ansicht (anpassen)
In der linken Spalte finden Sie die Liste aller Teilnehmer. Moderatoren erkennen Sie am viereckigen Icon, als Präsentator haben Sie einen kleinen Bildschirm als Zusatzicon oben links. In der ersten Spalte können Sie zudem den Chat oder die Notizen auswählen, die dann in der zweiten Spalte genutzt werden können.
Als Präsentator können Sie zudem bestimmen, welche der folgenden Optionen im Hauptbereich rechts angezeigt wird:
- Datei (Präsentation)
- Bildschirmübertragung
- Videowiedergabe
Ergänzend werden die Videos der Teilnehmer mit aktivierter Webcam dargestellt und der Name des aktuellen Redners. Ergänzend werden die Videos der Teilnehmer mit aktivierter Webcam dargestellt und der Name des aktuellen Redners. Vor Ablauf des gebuchten Zeitfensters erscheint oben ein blauer Balken, der die übrige Konferenzzeit anzeigt.
Sie können festlegen, welche Elemente bei Ihnen im Raum aktuell angezeigt werden sollen. Dabei können Sie die ersten zwei Spalten ebenso wie die Präsentation bei Bedarf ausblenden. Ein einzelnes Teilnehmervideo, die Präsentation oder die Bildschirmfreigabe können auch in den Vollbildmodus gebracht werden. Die Breite der ersten beiden Spalten ist individuell anpassbar.
Inhalte präsentieren
Präsentation (PDF) anzeigen
Nach Betreten des Raumes wird standardmäßig eine PDF-Datei angezeigt, die auch einige leere Seiten für eine Nutzung als Whiteboard enthält. Diese kann durch eine eigene Präsentation ersetzt werden. Hinweis: Wenn Sie eine Powerpoint-Datei mit Animation, Audio oder Video präsentieren wollen, sollte stattdessen das Powerpoint-Fenster geteilt werden (siehe PowerPoint-Präsentation teilen). Das reine Ergänzen von Inhalten auf einer PowerPoint-Folie lässt sich hingegen durch die Verteilung der Zwischenansichten auf mehrere Folien auch per PDF-Datei umsetzen.
Für den Upload einer eigenen Datei klicken Sie auf das Plus-Icon (Aktionen) im Hauptbereich und wählen „Eine Präsentation hochladen“.
Sie gelangen in die Dateiverwaltung, in der Sie bis zu 30 MB große Dateien hochladen können. Erlaubt sind auch Office-Dokumente, da diese aber automatisch in eine PDF-Datei umgewandelt werden, empfiehlt es sich für eine bessere Qualität die Umwandlung in eine PDF-Datei vor dem Upload selbst vorzunehmen. Um eine Datei für die Anzeige auszuwählen, klicken Sie rechts auf das zweite Icon mit dem Kreis, so dass ein grüner Haken darin angezeigt wird. Wenn Sie zusätzlich das erste Icon aktivieren, können die Teilnehmer Ihre präsentierte Datei herunterladen.
Bestätigen Sie den Upload von neuen Dateien mit dem Button „Hochladen“. Wenn Sie nur eine bereits hochgeladene Datei für die Anzeige aktiviert haben, schließen Sie das Fenster einfach.
Ihre neue Präsentation wird nun angezeigt und Sie können darin navigieren und zoomen. Alle Teilnehmer sehen die Anzeige genau wie Sie. Ihr Mauszeiger wird dabei wie ein Laserpointer für alle als roter Punkt angezeigt. Um Anmerkungen oder Markierungen auf den Seiten zu ergänzen, können Sie die Werkzeuge auf der rechten Seite nutzen. Dafür können unterschiedliche Formen, Textfelder und ein Freihandstift in verschiedenen Farben genutzt werden. Diese bleiben beim Blättern erhalten, können aber nur durch Screenshot gesichert werden.
Bildschirm teilen
Als Alternative zum Upload einer Datei können Sie auch Ihren Bildschirm den Teilnehmern anzeigen. Klicken Sie dafür auf den vierten Button unten im Hauptbereich.
Im Anschluss können Sie wählen, ob der gesamte Bildschirm, ein spezielles geöffnetes Anwendungsfenster oder ein Browser-Tab geteilt werden soll. Um die Bildschirmfreigabe zu beenden, klicken Sie erneut auf den vierten Button mit dem Monitorsymbol.
PowerPoint-Präsentation teilen
Wenn Ihre PowerPoint-Präsentation Animationen oder Videos enthält, kann auch die Bildschirmfreigabe von PowerPoint statt des PDF-Uploads genutzt werden. Andernfalls ist die Bereitstellung per PDF-Upload u.a. aufgrund der geringeren Datenrate vorzuziehen.
Möglichkeit 1: Nutzung der Vollbildansicht
Im Normalfall öffnet sich die PowerPoint-Präsentation im Vollbildmodus. Damit sehen Sie den Browser mit der Videokonferenz nicht mehr, es steht Ihnen aber der volle Funktionsumfang von PowerPoint zur Verfügung (z.B. Laserpointer, Stift). Starten Sie dafür die Bildschirmpäsentation, Um anschließend wieder das Browser-Fenster mit der Videokonferenz anzuzeigen, können Sie sich beispielsweise mit der Tastenkombination Alt+TAB (Windows) bzw. cmd+TAB (MAC) behelfen. Dort angekommen, gehen Sie auf den Button zur Bildschirmfreigabe. Nun wählen Sie im „Bildschirm teilen“-Dialog innerhalb der Registerkarte „Anwendungsfenster“ die PowerPoint-Bildschirmpräsentation aus und teilen diese.
Möglichkeit 2: Nutzung der Fensteransicht
Bei dieser Variante startet die Präsentation nicht wie üblich als Vollbild, sondern in einem separaten Fenster. Damit können Sie diese in der Größe anpassen und an einer beliebigen Stelle positionieren (z.B. auf einem zweiten Monitor). Dadurch ist aber auch mit nur einem Bildschirm möglich Chat und Handzeichen aus der Videokonferenz während der Präsentation zu verfolgen. Bei gedrückter STRG-Taste und linker Maustaste, wird der Mauszeiger in dieser Ansicht zum Laserpointer.
Vor der Bildschirmfreigabe öffnen Sie dafür Ihre Präsentation mit PowerPoint und starten im Reiter „Bildschirmpräsentation“ den Dialog „Bildschirmpräsentation einrichten“. Wählen Sie bei Art der Präsentation "Fenster" aus.
Anschließend können Sie die Präsentation regulär starten. Die Bildschirmpräsentation muss danach bei der Bildschirmfreigabe unter den Anwendungsfenstern zur Übertragung ausgewählt werden.
Möglichkeit 3: Nutzung der Referentenansicht
Insbesondere beim Einsatz von 2 Monitoren können Sie auch die Referntenansicht verwenden. Vor der Bildschirmfreigabe öffnen Sie Ihre Präsentation mit PowerPoint und starten dort unter dem Reiter „Bildschirmpräsentation“ die Referentenansicht bzw. den normalen Präsentationsmodus und wählen im Kontextmenü (rechte Maustaste) Referentenansicht aus. Um anschließend wieder das Browser-Fenster mit der Videokonferenz anzuzeigen, können Sie sich beispielsweise mit der Tastenkombination Alt+TAB (Windows) bzw. cmd+TAB (MAC) behelfen. Dort angekommen, gehen Sie auf den Button zur Bildschirmfreigabe. Nun wählen Sie im „Bildschirm teilen“-Dialog innerhalb der Registerkarte „Anwendungsfenster“ die PowerPoint-Bildschirmpräsentation aus und teilen diese. Anschließend landen Sie wieder in der Referentenansicht, während in der Videokonferenz nur die Präsentation im Vollbild angezeigt wird.
Video teilen
Sie haben die Möglichkeit ein externes Video folgender Plattformen im Raum anzuzeigen und abzuspielen, so dass alle Teilnehmer diesen sehen und hören können: Youtube, Vimeo, Instructure Media, Twitch und Daily Motion.
Klicken Sie dafür auf das Plus-Icon (Aktionen) im Hauptbereich und wählen „Externes Video teilen“. Geben Sie im Dialog die Video-URL in das Feld ein und bestätigen Sie das Teilen. Hinweis: Grundsätzlich können Sie an dieser Stelle auch Links zu Videodateien auf anderen Plattformen (z.B. Magma) angeben. Bei Tests hat dies allerdings nicht mit allen Browsern funktioniert (mit Firefox ja, mit Chrome nicht).
Um ein Video aus dem Videocampus Sachsen abzuspielen, ermitteln Sie die benötigte Video-URL auf folgende Weise: Öffnen Sie das Video im Videocampus. Es ist verfügbar unter einer URL in der Form https://videocampus.sachsen.de/video/TITEL/VIDEO-ID. Kopieren Sie den letzten Teil, also die VIDEO-ID, die aus einer Kombination aus Zahlen und Buchstaben besteht. Fügen Sie diesen Teil an der Stelle VIDEO-ID in folgende URL ein, erhalten Sie die benötigte Video-URL: https://videocampus.sachsen.de/getMedium/VIDEO-ID.mp4. Beachten Sie, dass das Video den anonymen Zugriff erlaubt muss sowie nicht privat geschaltet sein darf.
Eine weitere Möglichkeit ist das lokale Abspielen eines Videos (ohne Ton), wobei der Videoplayer als Anwendung über die Bildschirmfreigabe ausgewählt wird.
Daraufhin wird das Video für alle angezeigt. Sie können dieses in der Steuerleiste abspielen und pausieren. Zum Beenden der Videowiedergabe klicken Sie erneut auf das Plus-Icon und wählen „Teilen von externen Video beenden“.
Austausch mit Teilnehmern
Zur Kommunikation und Kollaboration können im Raum verschiedene Funktionen genutzt werden, die tw. durch den Moderator deaktiviert sein können.
Chat (öffentlich, privat)
Über den Chat können jederzeit Text-Meldungen verschickt werden, ohne den aktuellen Redebeitrag zu unterbrechen.
Um eine Textnachricht an alle zu senden, wählen Sie in der ersten Spalte „Öffentlicher Chat“ und geben Ihre Nachricht in der zweiten Spalte unten in das Textfeld und bestätigen Sie mit Enter oder dem Pfeil-Button rechts daneben.
Wenn das Chatfenster (2. Spalte) gerade nicht angezeigt wird, wird in der ersten Spalte rot unterlegt die Anzahl der neuen Nachrichten angezeigt. Dies erfolgt auch, wenn Sie im Chat nach oben gescrollt sind. Im Chatfenster wird dann zusätzlich der Balken „Weitere Nachrichten“ sichtbar. Sollte auch die erste Spalte ausgeblendet sein, dann erkennen Sie Neuigkeiten an dem roten Punkt am Teilnehmerliste-Icon. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich die erste Spalte wieder.
Der öffentliche Chat kann nach Klick auf den Button mit den 3 Punkten im Chatfenster oben rechts kopiert oder als Textdatei gespeichert werden.
Um eine Textnachricht an einen Teilnehmer zu senden, klicken Sie in der Teilnehmerliste in der ersten Spalte auf den Namen und wählen Sie „Privaten Chat starten“. Das Versenden funktioniert dann wie beim öffentlichen Chat.
Geteilte Notizen
In den geteilten Notizen können einfach formatierte Texte angezeigt oder gemeinschaftlich erarbeitet werden. Wählen Sie dafür in der ersten Spalte „Geteilte Notizen“. Diese werden dann in der zweiten Spalte angezeigt. Wenn Änderungen durchgeführt wurden, wird dies durch ein rotes Icon angezeigt. Zum Exportieren der Ergebnisse als Text- oder HTML-Datei nutzen Sie den Button rechts mit den zwei Pfeilen.
Whiteboard
Leere Seiten Ihrer Präsentation (oder der Standardpräsentation) können als Whiteboard genutzt werden. Nutzen Sie dafür die Werkzeuge auf der rechten Seite, um Texte oder Formen in verschiedenen Farben zu erstellen. Diese bleiben beim Blättern erhalten, können aber nur durch Screenshot gesichert werden.
Nach Aktivierung des Mehrbenutzermodus mit dem untersten Werkzeugbutton, können auch alle weiteren Personen auf die Werkzeuge zugreifen, um beispielsweise gemeinsam ein Brainstorming durchzuführen. Die Mauszeiger der anderen Teilnehmer werden mit Namen auf dem Whiteboard angezeigt.
Umfrage
Sie können jederzeit eine Umfrage (Single Choice) durchführen. Hinweis: Um die Ergebnisse den Teilnehmern präsentieren zu können, müssen Sie im PDF-Präsentationsmodus sein. Eine aktive Bildschirmfreigabe sollte ggf. unterbrochen werden.
Zur Durchführung klicken Sie im Hauptbereich unten auf das Plus-Icon (Aktionen) und wählen „Umfrage starten“. Sie können nun eine der vorgefertigten Optionen wählen oder benutzerdefinierte festlegen. Die Frage kann mündlich oder im Chat formuliert werden oder beispielsweise auf einer Seite der Präsentation stehen. Nach Start der Umfrage können die Teilnehmer per Klick eine der Optionen auswählen.
Die Umfrage findet nicht anonym statt, so dass Sie die Ergebnisse namentlich einsehen können. Eine Ergebnissicherung ist nur per Screenshot möglich. Nach dem Klick auf "Umfrageergebnisse veröffentlichen" wird die Umfrage beendet und die prozentuale Verteilung allen rechts unten auf der aktuell sichtbaren PDF-Folie im Hauptbereich angezeigt. Im Anschluss können Sie eine weitere Umfrage starten.
Status
Jeder Teilnehmer kann einen Status setzen, um beispielsweise Feedback zu geben. Dafür klickt man in der Teilnehmerliste auf den eigenen Namen, wählt „Status setzen“ und anschließend eines der Symbole. Der gewählte Status wird dann statt des Namenskürzels in der Teilnehmerliste angezeigt. An gleicher Stelle kann man den eigenen Status wieder zurücksetzen, Moderatoren können dies bei allen Teilnehmern durchführen.
Personen, die einen Status gesetzt haben, werden in der Liste direkt unterhalb der Moderatoren angezeigt.
Raum verlassen
Speichern Sie bei Bedarf am Ende der Sitzung Chat oder Notizen und ggf. das Whiteboard wie oben beschrieben.
Zum Verlassen des Raums klicken Sie oben rechts auf den Button mit den 3 Punkten (Optionen) und wählen „Ausloggen“.
